Informace o zpracování osobních údajů ve skupině MODIVO v souvislosti s obchodními vztahy, navázaným kontaktem a náborem.

1. Správce Osobních údajů

Tyto informace se týkají společností ze Skupiny MODIVO („Skupina MODIVO”), jejichž aktuální seznam naleznete na odkazu Společnosti skupiny Modivo. O účelech a způsobech zpracování osobních údajů („Osobní údaje“) rozhoduje zpravidla každá ze společností skupiny MODIVO samostatně, což znamená, že každá je samostatným správcem („Správcem“) – podle toho, s jakou společností uzavřete smlouvu, vedete obchodní vztahy, podáváte žádost, obvykle bude tato společnost správcem Vašich osobních údajů. Informace obsažené v tomto dokumentu se vztahují na každou ze společností skupiny MODIVO v rozsahu, v jakém jsou tyto společnosti Administrátory, a ve většině procesů probíhajících ve Skupině MODIVO je Správcem MODIVO S.A.

Společnosti Skupiny MODIVO provádějí společnou náborovou politiku a společně určují účely a způsoby zpracování Osobních údajů uchazečů o práci ve Skupině MODIVO a jsou v tomto ohledu společnými správci Osobních údajů - více informací k tomuto tématu poskytujeme níže.

Může se také stát, že konkrétní společnost vykonává činnosti pro jinou společnost ze skupiny MODIVO, např. související s logistikou, marketingem - v takovém případě se společnost provádějící tyto práce nestává Správcem Vašich osobních údajů, ale zpracovává je na základě smlouvy o pověření, která byla uzavřena se Správcem.

2. Zpracování Osobních údajů

Vaše Osobní údaje mohou být zpracovávány v souvislosti s mnoha situacemi:

• pokud jste nám poskytli své Osobní údaje osobně prostřednictvím různých komunikačních kanálů (např. zasláním poptávky/nabídky e-mailem, dopisem, telefonicky nebo prostřednictvím formuláře na našich webových stránkách);

• v rámci naší spolupráce při podpisu nebo realizace smlouvy;

• když jsme získali Vaše Osobní údaje z jiných zdrojů (např. od společnosti, se kterou spolupracujete, a která je naším dodavatelem/zákazníkem, včetně jiné společnosti ze skupiny MODIVO).

Tyto informace se nevztahují na zpracování Osobních údajů v souvislosti s používáním našeho internetového obchodu MODIVO.CZ našimi Zákazníky a uzavíráním smluv jeho prostřednictvím - pokud chcete získat informace na toto téma, přečtěte si naši Politiku ochrany soukromí.

3. Zpracování související s obchodními vztahy, obchodem a kontaktem

a. Rozsah zpracovávaných Osobních údajů

Jako Správce zpracováváme Osobní údaje našich zákazníků a obchodních partnerů a jejich zaměstnanců/spolupracovníků, Osobní údaje dalších osob, které nám byly poskytnuty v rámci plnění smluv nebo nás kontaktují prostřednictvím telefonu, e-mailu nebo formulářů na našich webových stránkách.

V souvislosti s výše uvedenými vztahy můžeme zpracovávat tyto Osobní údaje: identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje týkající se pracovní pozice a odborné kvalifikace a další Osobní údaje, které nám byly poskytnuty v souvislosti se spoluprací nebo kontaktem.

Výše uvedené Osobní údaje získáváme přímo od Vás, jakož i od dalších osob, např. od Vašich zaměstnavatelů/zadavatelů.

b. Účel a základ zpracování

Vzhledem k výše uvedeným vztahům zpracováváme Osobní údaje pro následující účely:

• navázání spolupráce a uzavření smlouvy;

• plnění uzavřené smlouvy včetně jejího vypořádání;

• odpovídání na jakékoli dotazy nebo žádosti a vedení další korespondence/kontaktu v tomto ohledu;

• marketing a kontakt ohledně dalších informací a služeb Správce;

• obrana proti případným nárokům, jakož i za účelem uplatnění nároků;

• plnění zákonných povinností Správce (např. daňové, účetní).

Základem pro zpracování Osobních údajů Správcem je:

• nezbytnost pro splnění smlouvy nebo podniknutí kroků před jejím uzavřením na žádost osoby, které se údaje týkají (čl. 6 odst. 1 písm. b);

• plnění právních povinností uložených Správci (čl. 6 odst. 1 písm. c);

• oprávněný zájem Správce v podobě marketingu produktů a služeb Správce nebo třetí osoby, kontakt včetně korespondence a obrany proti případným nárokům (čl. 6 odst. 1 písm. f);

Poskytnutí osobních údajů je obecně dobrovolné, ale může být nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy nebo k zodpovězení dotazu či vedení korespondence.

c. Doba zpracování Osobních údajů

Osobní údaje shromážděné za účelem uzavření a plnění smlouvy budou zpracovávány po dobu trvání smlouvy nebo do okamžiku, kdy vznesete námitku proti zpracování, jehož základem je náš oprávněný zájem, ledaže by nás právní předpisy (např. týkající se archivace, daní, účetnictví) zavazovaly k delšímu zpracování těchto údajů, nebo bychom je uchovávali déle pro případ potenciálních nároků, po dobu jejich promlčení stanovenou právními předpisy – v závislosti na tom, který z těchto období je delší.

Vaše Osobní údaje poskytnuté v rámci kontaktu s námi budou zpracovávány do ukončení komunikace s Vámi, a v případě marketingových aktivit – do okamžiku vznesení námitky, ledaže by nás obdobně jako výše uvedené právní předpisy zavazovaly k delšímu zpracování nebo do uplynutí promlčecí lhůty případných nároků.

4. Zpracování Osobních údajů v souvislosti s náborem

Vzhledem k tomu, že v rámci Skupiny MODIVO, MODIVO S.A., eobuwie.pl Logistics sp. a eschuhe.de GmbH mají společnou náborovou politiku a v tomto ohledu jsou společnými správci Vašich osobních údajů jakožto uchazečů o zaměstnání. Pro řádné plnění povinností uvedených v čl. 26 GDPR si výše uvedené společnosti jako společní správci vymezili odpovídající rozsah svých povinností ohledně plnění povinností vyplývajících z GDPR.

a. Rozsah zpracovávaných Osobních údajů

Zpracováváme Osobní údaje uchazečů o zaměstnání poskytnuté prostřednictvím všech dostupných náborových kanálů. V souvislosti s náborem můžeme zpracovávat následující Osobní údaje (zpracování některých Osobních údajů může záviset na Vašem souhlasu): identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje o vzdělání, údaje o dovednostech a předchozím zaměstnání, údaje o právech a další poskytnuté Osobní údaje k nám během náborového procesu.

b. Účel a základ zpracování

V souvislosti s náborem Vaše Osobní údaje zpracováváme pro potřeby nezbytné k realizaci aktuálního náborového procesu ve skupině MODIVO, a pokud jste k tomu udělil/a souhlas, také pro budoucí náborové procesy na podobné pozice. Základem pro zpracování Vašich Osobních údajů je provádění opatření na žádost osoby, které se údaje týkají, před uzavřením smlouvy, platné právní předpisy, zejména Zákoník práce a prováděcí předpisy, a v rozsahu širším než stanoveném těmito předpisy nebo pro potřeby budoucích náborových procesů, Váš souhlas. Pokud jste udělil/a jakýkoli z výše uvedených souhlasů, můžete jej kdykoli odvolat – to však nebude mít vliv na zákonnost zpracování, které bylo provedeno před jeho odvoláním. Vaše Osobní údaje budeme zpracovávat také pro účely související s případnou možností sporů mezi Vámi a kterýmkoli ze společných správců (právním základem jejich zpracování je v takovém případě oprávněný zájem správce). Vaše Osobní údaje můžeme zpracovávat také pro marketingové účely společných správců nebo jejich partnerů. V takovém případě je právním základem zpracování oprávněný zájem správce údajů nebo třetí strany (vlastní marketing společných správců nebo partnerů). Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, ale nezbytné pro uskutečnění náborového procesu a navázání případné další spolupráce.

c. Doba zpracování Osobních údajů

Vaše Osobní údaje budeme zpravidla zpracovávat po dobu trvání náborového procesu nebo, v závislosti na Vašem dodatečném dobrovolném souhlasu, pro budoucí náborové procesy nebo do doby odvolání souhlasu. V případě marketingových aktivit – do doby vznesení námitky, přičemž údaje budou v každém případě odstraněny po uplynutí příslušné doby, pokud nás právní předpisy nezavazují k delšímu zpracování těchto údajů, nebo je budeme uchovávat déle pro případ potenciálních nároků, po dobu jejich promlčení stanovenou právními předpisy, zejména Zákoníkem práce nebo Občanským zákoníkem.

5. Příjemci Osobních údajů

Vaše Osobní údaje mohou být předány subjektům, které nám pomáhají vést komunikaci s našimi obchodními partnery a zákazníky (např. podporují nás při odesílání e-mailů, a v případě reklamních aktivit také v marketingových kampaních), pomáhají nám spravovat webové stránky a aplikace, poskytují podporu a zajišťují fungování našich nástrojů a informačních systémů (např. ukládání dat), stejně jako společnostem realizujícím zásilky, subjektům zajišťujícím platby (provozovatelům online plateb nebo bankám) a také poskytují právní služby, provádějí audity atd., včetně dalších společností ze skupiny MODIVO. V případě náboru mohou být Vaše Osobní údaje předány také subjektům, které nám technicky nebo organizačně pomáhají vést nábor zaměstnanců, včetně komunikace s uchazeči.

6. Přenos Osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor (EHP)

Vaše Osobní údaje můžeme výjimečně předat našim partnerům, kteří je zpracovávají mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), ale pouze v nezbytném rozsahu, souvisejícím s poskytováním služeb těmito partnery pro nás, zejména v oblasti IT služeb (např. ukládání dat v cloudu). Bezpečnost Vašich Osobních údajů zajišťují naše ochranná opatření, včetně standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí a smluv o zpracování osobních údajů, které splňují požadavky GDPR. V případě předání údajů do zemí mimo EHP se snažíme zajistit, aby naši partneři poskytovali odpovídající úroveň ochrany prostřednictvím dalších bezpečnostních opatření. Máte právo získat kopii ochranných opatření, která používáme při přenosu údajů do zemí mimo EHP, zejména kontaktováním našeho pověřence pro ochranu osobních údajů.

7. Pravomoci

V každém případě máte právo na:

a. přístup k Osobním údajům (včetně např. získání informací o tom, které Osobní údaje jsou zpracovávány);

b. požadovat opravu a omezení zpracování Osobních údajů (např. pokud jsou nesprávné);

c. vymazání Osobních údajů (např. v případě, že byly zpracovávány nezákonně);

d. přenositelnost Osobních údajů, které jste poskytli Správci a které jsou zpracovávány automatizovaně, a zpracování probíhá na základě souhlasu nebo na základě smlouvy, např. k jinému správci;

e. vznést námitku proti zpracování Osobních údajů založenému na důvodu nezbytnosti pro účely oprávněných zájmů Správce nebo třetí strany, zejména proti zpracování pro marketingové účely;

f. podat stížnost u předsedy Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pokud je zpracování Osobních údajů založeno na souhlasu, máte právo jej kdykoli odvolat, aniž by to mělo vliv na zákonnost zpracování, které bylo provedeno na základě souhlasu před jeho odvoláním.